三星公司高效会议的十大原则

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现代管理大师德鲁克在他的著作《卓有成效的管理者》里写道:凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现一家公司的管理水平。韩国三星电子在20世纪90年代的崛起,原因之一是三星前会长李健熙首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摒弃官僚作风。

三星公司高效会议的十大原则

以下是三星公司如何高效开会的,与大家分享,希望能给朋友们带来有益的帮助。

1.凡是会议,必有准备

在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

2.凡是会议,必有主题

在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前三页,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题要事先通知与会人员。

3.凡是会议,必有纪律

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

4.凡是会议,会前必有议程

要在会议之前,明确清楚的会议议程,会议运营人员要在会前把会议议程书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈、海阔天空。

5.凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极地参与到会议议程中来,会议监督官有权力打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5~2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,如现在还有60分钟,还有30分钟,还有lO分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

6.凡是开会,必有训练

三星把培训看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培训员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训。

如何开会,如何主持,如何记录.如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果。适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷。例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措辞,不能伤害别人的自尊.特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。

有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

7.凡是开会,必须守时

设定时间、准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

8.凡是开会,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。企业的各级管理人员经常会犯一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

9.凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯。企业的高层也缺乏这样的要求。

10.最后请记住三个简单却很有意义的公式

(1)开会+不落实=0。

(2)布置工作+不检查=0。

(3)抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

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